正本と副本

契約書の写し

契約書を作成するときは、その契約の利害関係者となる人数分の書面を作るのが通常です。

しかし、これは法律が規定しているものではなく、例え契約書を1通しか作成しなかったとしても、無効になったり、拘束力がなくなったりするものではありません。

契約書を何通も作ることで、印紙を貼る必要のある契約書であれば、その全ての写しにも印紙を貼らなければならず、経費が余計にかかるということにもなります。

契約書は正本や謄本、副本、写などの形をとる場合がありますが、これらのものを必要人数分だけ作成するのは、もちろん、契約後の無断改ざんなどのトラブルを防ぐことが第一であり、また、当事者の1人しか契約書面を持っていなければ、他の者は、常時その契約にどのような権利義務があったかを確認しずらくなるということもあるからです。そのために義務の履行期を過ぎてしまい契約を解除されてしまわないとも限りません。

契約書に副本や写し等がある場合、誰がどの書面を所持しておくかは全く自由です。法律上の効力の差はどの書面でも変るものでありませんが、証明力の公正を図るためにも、当然、全書面には当事者全員の署名・押印をしておくべきでしょう。

契約書の保管

契約において契約書を作成する意味は、当然その契約の証拠としての保全にあります。親しい間での金銭貸借では、その契約書を作成する事が疎まれがちですが、ある日突然、手の平を返されるようなこともあります。

契約書を作成した後は、その保管方法も慎重に考えなければならない場合があるでしょう。契約金額の大きいものや重要度の高いものであれば、契約書の写真を撮ったり、さらにそのコピーをとったりしておいてもよいでしょう。銀行などの貸金庫に保管する手もあるでしょう。

契約書の原本を役所などにて出しなければならない時も、もちろんコピーをとっておくことは不可欠と言えるでしょう。

また、契約書の保管期間にも気を付けなければなりません。勿論、その契約が効力のある期間は大切に保管しておかなければなりませんし、契約期間が過ぎたからと言ってすぐに捨ててしまってはいけません。

今日では悪質な事業者もたくさんいますので、過去の契約を元に違法請求してくることもありますので、契約終了後であっても破棄せずに、できるだけ長期に保管しておきましょう。

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